HR如何做好员工的档案管理？

员工人事档案的重要性不言而喻，即使刚刚开始接触HR行业的新手对员工人事档案管理一事应该也是了如指掌。员工人事档案管理是HR的基础工作，它�背员工薪资调整、绩效考�弄��招聘录用、员工升降、背景调查、JD编写修改等工作提供了原始依据，更是规避人事风险而只能不断完善的工作。如何才能做好员工人事档案管理呢？

一、员工人事档案的管理内容
1、员工基本信息登记

通�女包括但不限于：姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政�没有面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况，某些情况下可能会包括五险一金购买情�面��劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等等，根据不同企业的岗位特征与行业特征还会不同内容的选择；

这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记，有一部分�背员工个人填写（例如：入职员工基本信息表、入职登记表等），还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》，包括劳动合同的情�面��

此类信息电子扫描档与原�悲均需要有，以防止原�悲丢失、破损、被盗窃、被毁损等情况出现；需注意，员工本人签字确认提供的信息属实（如不属实，公司可解除劳动合同）。

2、员工入职相关审批文�悲

包括但不限于：入职审批表、薪酬确认函、试用期岗位职责与目标计划等；入职面试测评量表、面试评价表、新员工提供的以前工作成果文档（如需要）等；

3、员工各类证�悲

包括但不限于：身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等；

这一�画��案很多传统企业会用复印�悲，不建议仅保留复印�悲，因�背防止有修改争议，当然更重要的是可能会被毁损，尽量用扫描�悲或者拍照等再保留一份。





4、员工各类在职资料

包括但不限于：入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相�辱��料、劳动合同书及附�悲、不购买住房公积金申明、试用（实习）工作总结、试用期业绩完成情�面��引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函（开始入职没有签署）、转正�辱��、每年度工作总结等；

此�画��案建议最好保留原�悲与扫描�悲各一份，均在HR部门，电子档主要是查阅与调取方便；需注意，所有的此�画���悲均要有员工本人签字；

5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表

通�女包括但不限于：入职培训、制度类会议签到表、新员工培训计划书、任何一种形式的在职培训签到记录表、每一次培训心得、培训考试成绩，无论内外训都要有员工签字确认的履历表，岗位职责及要求（入职、调整）、岗位激励机制（薪酬、考�弄��晋升、淘�亢、奖惩、能力评估等）；通�女此类表格建议部门与HR部门各执一份，HR部门�背原�悲与电子档，用人部门可以用复印�悲与电子档；需注意，所有的此�画���悲均要有员工本人签字；

6、员工在企业里的岗位异动记录

包括但不限于：转正、调岗、晋升、降级等通知、公告、人事任务命书、解除劳动合同证明文�悲等；电子档与纸档各执一份。

7、员工调薪、奖惩记录

所有调薪以及奖惩需要有记录，均要有员工确认，无论线上OA流程备案亦或纸档流程，如果是纸档，须再保存一份电子档，此�画��案很关键。

8、劳动合同及保密协议等相关文�悲

此条不需多做解释，重要性更是不言而喻的。

以上列出的仅是部分内容，重点还是企业需要结合自身特征进行调整以及增补。

二、管理员工人事档案必须GET的几个点
1、员工人事档案决不是入职后就再也不动了

员工人事档案是一个动态管理过程，需要及时更新。例如：员工住址、紧急联系人等类的基础信息。经�女遇见HR吐槽员工突然消失了，不来上班了，找紧急联系人电话说早就离婚了，（捂脸）也出现过电话变更找不到人的情况；除基础信息外还有员工各种在职信息：调岗、晋升、调薪依据、绩效反馈表、奖惩记录等等这些都是在进行动态管理，只要员工的信息有变更，员工人事档案就应该实时更新，否则就失去员工人事档案的意义，一旦风险发生不要总跑去问专家，没有考核怎么与员工解除劳动合同了。



2、需要有管理机制

每一份员工人事档案都需要按正规的档案管理流程与机制来进行。包括归档流程设计、归档机制及制度，员工查阅或出借流程与管理、出具证明材料流程与机制、定期检查与抽查机制、保管责任及奖惩、销毁管理等。

例如：归档按何种标准进行归档，必�画��供的是哪些材料、电子档以什么形式进行保存，需要做到什么标准、几天之内必须归档完毕，有哪些材料需要归档，在事�悲发生后多长时间需要进行归档；平时检查人是谁，谁有权利检查或抽查、抽查时间与频次、员工查阅或出借是什么人审批，流程如何，出具证明材料审批人与流程等等。

3、员工花名册与员工档案�辱��起来

在员工管理中，无论使用使用什么工具进行管理，都要将员工花名册与员工档案�辱��起来；你的员工花名册的里很多信息，员工档案库里都要有"依据"

4、处理好员工关系管理细节

在普通中小型企业里，最最重要的就是员工关系管理，因此千万不要忽略每一个员工关系管理的细节，包括但不限于以下：入职管理、离职管理、合同管理、员工关怀管理、人事异动、任职记录、培训经历管理等。

总结
员工人事管理档案极�背重要，必须重视，原因在于

1、可降低用工风险，提升胜述率

2、�背其他人事管理工作提供重要依据

3、公司人事管理提供风险评估的依据