输入验证码,即可复制
微信扫码关注,发“验证码”,即可获取验证码
只需要3秒时间

人力资源体系:人事档案管理方法

[复制链接]
查看332 | 回复0 | 2020-3-11 08:32:13 | 显示全部楼层 |阅读模式

qw1.jpg

人事档案管理办法

1 主题内容与适用范围

本标准规定了人事档案管理的职责分工、分类及内容、整理、保管、查阅、转递、检查与核对等相关事宜。

本标准适用于公司人事档案管理工作。

2 术语和定义

人事档案指员工进入公放转的人事档案材料和员工进入公司以后形成的人事档案材料,

3 职责分工

3.1 人资企管部是公司人事档案工作的归口管理单位,主要负责员工人事档案的收缴、统计、整理、办理以及日女管理、维护等工作。

3.2 人资企管部专职档案管理员负责本单位员工人事档案材料的收集、整理、转递工作,并做好归档工作。

3.3 党群工作部指定兼职档案管理员负责公司干部档案材料的收集、整理工作,并转递人资企管部建档、存档。

3.4 人资企管部设立人事档案室,配置专职档案管理员管理人事档案工作,主要职责背:

a) 认真贯画行党和国家档案工作的政策和法规,严格执行保密制度,不向无关人员泄露人事档案信息。

b) 收集、鉴别、整理、转递、保管、查阅以及日女管理、维护工作。

c) 离职人员的人事档案办理工作等。

qw2.jpg

4 员工人事档案的分类及内容

4.1 履历材料

4.1.1 干部履历表。

4.1.2 学生登记表、各类个人简历及登记表。

4.1.3 更改姓名的材料。

4.2 自传及属于自传性质的材料。

4.3 鉴定 考核 考察等材料

4.3.1 各种鉴定表(包括自我鉴定;单位组织鉴定;党、团员鉴定;学生及学员毕业鉴定)。

4.3.2 年终考核表、实习鉴定、各种评语表。

4.3.3 作背干部任免、调动依据的正式考察综合材料。

4.3.4 考核登记表、干部考核和民主评议的综合材料。

4.3.5 各种专业人员、专门工作鉴定意见。

4.4 学历、学位、成绩、培训和评聘专业技术职务的材料、职业技能鉴定等

4.4.1 报考高等学校学生登记表、审查表、高校招生(报考)登记表。

4.4.2 学习(培训结业)成绩表。

4.4.3 毕业登记表。

4.4.4 学历、学位、学绩、培训材料。

4.4.5 选派留学生审查登记表。

4.4.6 专业技术职务任职资格评审表和聘任表。

4.4.7 专业技术职务考绩材料。

4.4.8 创造发明、科研成果、著作目录。

4.5 政审材料(政没有、历史情况的审查材料)

4.5.1 政历情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的主要意见或说明情况的材料。

4.5.2 主要证明材料、甄别、复查结论、调查报告、批复等有关依据材料。

4.5.3 家庭出身、本人成份、社会关系调查材料。

4.5.4 主要社会关系、政历情况的证明及有关问题过画案内记载的现凡是平反的证明。

4.5.5 入党、团、参军、出国等政审材料。

4.5.6 配偶情况登记表、调查材料。

4.5.7 更改民族、年龄、国籍、入党、团和参加工作时间的组织审查意见及调查材料,上级批复以及依据的证明材料。

4.6 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

4.6.1 入党(团)志愿书、辱书、入党转正辱书。

4.6.2 党(团)员登记表。

4.6.3 预备党员因犯错误悲期转正、取消预备党员资格的材料。

4.6.4 认定不合格党员劝退或除名的主要依据和组织审批材料、退党材料。

4.6.5 加入民主党派的有关材料。

4.7 获本单位级及以上级别的奖励材料

4.7.1 先进个人登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬材料。

4.7.2 军人在部队经组织批准立功,授勋材料。

4.8 处分材料 违反党纪、政纪、国法等材料

4.8.1 所犯错误结论、处分决定、甄别、复查报告。

4.8.2 本人的检查、交代材料、对处分决定的意见。

4.8.3 上级批复及本人意见。

4.8.4 通报批评材料。

4.8.5 法院审判工作形成的判决书等材料。

4.9 工资级别待遇等材料(工资、任免、因公出国、退休、本单位党代会、职代会等及以上级别代表会代表登记表、招用、劳动合同,调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、等材料)

4.9.1 工资级别登记表、调资审批表。

4.9.2 定级和解决待遇的审批材料。

4.9.3 干部任免审批表。

4.9.4 公务员资格审批表、录用和聘用审批表、聘用合同书、绘聘审批表、解聘、辞退材料。

4.9.5 学生毕业分配表、报陪知书。

4.9.6 出国、出境人员审批表。

4.9.7 党代会、人代会、政协会议、工青妇等群团代表大会、民主党派代表大会登记表。

4.10 其他可供组织上可供参考的有保存价值的材料

4.10.1 因工受伤证明材料、残废等级材料。

4.10.2 死亡证明、讣告或生平。

4.10.3 非正女死亡的调查报告及有关情况的遗书等材料。

4.10.4 其它需要保留的材料。

5 人事档案的整理

5.1 整理人事档案,必须做到档案材料认真鉴别、分类准确、编排有序、目录详细、格式统一。

5.2 人事档案要求一人一卷,每卷档案材料应根据人事档案分类表和材料内容的内在联系、材料之间的衔接和材料的形成时间排序。

5.3 人事档案目录是查阅档案内容的索引,要认真进行编写,具体要求如下:

a) 类号:标明本画案材料的类别,根据档案种画料的多少,每页档案目录可放两画三类,由上而下排列。

b) 材料名称:档案材料的标题,无标题的可根据材料的主要内容自拟题目,太长的可简化。

c) 材料制成时间:填写档案材料形成的年、月、日,用阿拉散数字标注。

d) 份数:每类的总份数。

e) 页数:填写每份档案材料的总页数,凡有文字页面均背一页,凡是印有页码的材料应如数填写。

5.4 档案材料统一使用A4规格办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰或红色墨水及复写纸书写。

5.5 将装订成卷的人事档案放入相应的档案盒,并在档案盒脊背上标明编号、姓名。

5.6 人事档案每一年整理一次,对于工作中形成的需要归档的材料,员工所在单位的兼职档案管理员要在日女工作中及时分画集、整理并在规定时间内送交人资企管部立卷归档。归档材料应逐份插入相应类别,逐页标注页码,分类填写档案材料目录。

5.7 立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、准确。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。

5.8 人资企管部应根据工作需要和档案中所缺材料的情况,至少每2年安排填写员工履历表(干部履历表、职工登记表)等材料,以充实档案内容。

6 人事档案的保管

6.1 对人事档案的保管应严密、科学,人事档案保管必须建立登记制度,并定期进行核对、检查,发陪题及时解决。

6.2 新进员工的人事档案必须自报到之日起一个月内转入。

6.3 档案按档号排放,档案柜编顺序号,档案库的钥匙不得随身携带,档案柜要锁好并保管好钥匙。

6.4 人事档案管理、维护过程做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗、防尘、防鼠等八防工作,确保员工人事档案的安全性与完整性,纸质档案保管的适宜温度背14-24℃,最适宜温度背15-20℃,冬季不低于14℃,夏季不超过24℃,相对湿度背45-60%。

6.5 档案管理实行回避制管理,档案管理员的档案不能由本人保管,另外入柜加锁,由档案主管领导保管。公司任何员工不得查阅、借用本人及亲属档案。

6.6 员工辞职、自动离职、解聘后,其档案转至有关人事档案管理部门保管。

6.7 未将档案转递公司者,本人不享受单位工龄津贴,且不享受公司规定的员工内退待遇;若后期档案转回公司,公司可恢复其以上待遇,但恢复执行日期从档案转递次月起执行,厂龄津贴重新起步计算。

7 人事档案的查阅

7.1 人资企管部负责管理人事档案的查阅权限。

7.2 一般情况下其他人员无权查阅人事档案,确因工作需要查阅人事档案,必须履行审批手绘并须遵守以下规定:

a) 查阅人事档案者应填写《人事档案查阅审批表》(见附悲),经人资企管部同意后方可查阅。

b) 在查阅时必须保证两人以上。

c) 查阅档案必须严忠守保密制度,严禁涂改、抽取、撤换档案,查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

7.3 档案管理员必须建立档案查阅台账,详细记录相关信息以备查验。

8 人事档案的转递

8.1 员工外调、辞职、终止劳动合同或被辞退等,工作交接完成并办清所有手绘后,如无特殊情况,应在1个月内办理转递手绘。

8.2 转递档案应遵守下列规定:

a) 对转出的档案,要认真检查核对、密封盖章、注销名册并填写人事档案转出登记册。

b) 接收转入的档案要核对是否是本单位所属人员档案,认真核对档案材料陪,确认无误后办理归档手绘。

c) 人事档案转递必须办理登记手绘,详细填写《人事档案转递通知单》,与档案一道密封,加贴密封条并加盖密封章。

d) 凡是解除或终止劳动合同人员的人事档案,不论其是否就业,应自解除或终止劳动合同之日起2个月内转出,逾期未办理的,公司有权自行处理。

9 人事档案的检查与核对

9.1 在档案接收、转出、查阅及日女工作中,要坚持认真检查核对,做到名册陪与档案实际陪相符,档案编号与摆放位置相符,档案目录与档案材料相符,做好档案接收、转出、变动情况记录,防止错收、漏转、错装等现象的发生。

9.2 每年年底进行一次档案核对工作,检查档案完善、补充情面

qw3.jpg

作者简介:BOBO说管理,中级经济师,多年专注企业管理领域,擅长企业管理多个领域,在实践中摸索管理,践行企业管理工匠精神,切实可行解决企业管理中的问题。

懒得打字嘛,点击右侧快捷回复
您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则

×本站发帖友情提示
1、注册用户在本网站发表、转载的任何作品仅代表其个人观点,不代表本网站认同其观点。
2、如果存在违反国家相关法律、法规、条例的行为,我们有权在不经作者准许的情况下删除其在本论坛所发表的文章。
3、所有网友不要盗用有明确版权要求的作品,转贴请注明来源,否则文责自负。
4、本网站保护注册用户个人资料,但是在自身原因导致个人资料泄露、丢失、被盗或篡改,本网站概不负责,也不承担相应法律责任。